Categoria: Corsi

Ti sei mai trovato così preso da e-mail e messaggi che sembra quasi impossibile portare a termine un lavoro significativo?

Se è così, sicuramente non sei l’unico. Niente mi fa più paura di aprire il telefono che vedere 500 e-mail non lette.

In un rapporto ampiamente citato del 2023, Microsoft ha rivelato che l’utente medio di Office 365 trascorre il 57% del proprio tempo lavorativo comunicando tramite e-mail, riunioni e chat. Sono 3 giorni lavorativi, ogni settimana, solo per condividere e ricevere informazioni.

Estenuante. Fortunatamente, quei giorni sono finiti.

Oggi ti mostrerò come dimezzare il tempo dedicato alle comunicazioni di lavoro automatizzando gli appunti delle riunioni e redigendo le risposte alle email 5 volte più velocemente con l’intelligenza artificiale.

Imparerai: I 5 principali vantaggi di avere un addetto agli appunti basato sull’intelligenza artificiale.

La mia guida in 3 passaggi per configurare Fireflies.ai (così non dovrai più prendere appunti manualmente).

Esistono diverse alternative a questo Tool che citiamo come esempio alla fine dell’ articolo ne troverai altre scegli quella che fa il caso tuo.

• Come utilizzare ChatGPT per redigere risposte e-mail il 50% più velocemente.
• Come rispondere alle e-mail di una giornata durante una passeggiata di 30 minuti utilizzando l’intelligenza artificiale.

Alla fine, sarai in grado di organizzare riunioni più snelle e scrivere e-mail più velocemente di un gatto che corre in una stanza piena di sedie a dondolo.

I 5 principali vantaggi di avere un addetto agli appunti basato sull’intelligenza artificiale

Vantaggio 1: integrazione perfetta Coloro che prendono appunti tramite intelligenza artificiale operano in background senza interrompere il flusso della riunione.

Non dovrai più concentrarti sullo svolgimento di una riunione e sullo scrivere gli appunti di un libro. Una volta abilitata, l’intelligenza artificiale parteciperà automaticamente alle riunioni e trascriverà le conversazioni. Infine, puoi portare le tue idee migliori in una riunione senza sudare sui dettagli. Prenditi 4 minuti per configurarli una volta e ti faranno risparmiare decine di ore.

Vantaggio 2: precisione L’intelligenza artificiale cattura una trascrizione completa. Non una parola dimenticata. Se desideri rivisitare una riunione, puoi facilmente cercare nella trascrizione della riunione per trovare ciò di cui hai bisogno in pochi secondi.

Vantaggio 3: creare connessioni Il riepilogo traccia connessioni tra concetti che potresti aver perso mentre controllavi la posta elettronica. L’intelligenza artificiale collegherà i punti con i temi sollevati durante l’incontro.

Vantaggio 4: catturare nuove considerazioni Chiedendo all’intelligenza artificiale di analizzare la riunione, è possibile far emergere considerazioni finanziarie, legali, sul prodotto o sugli utenti a cui il team non stava discutendo o pensando attivamente. Avere un’intelligenza artificiale che li identifica crea valore. Ad esempio, se hai appena concluso una riunione sullo sviluppo di nuovi prodotti, chiedi semplicemente a Fireflies Pro: Ci sono problemi con il prodotto che non abbiamo menzionato? O Ci sono difficoltà tecniche che abbiamo trascurato e che dovremmo tenere in considerazione per l’implementazione della funzionalità X?

Vantaggio 5: Accessibilità Con un note-taker AI, non dovrai più scrivere e inviare alcun debriefing delle riunioni. Il tuo assistente AI invierà automaticamente gli appunti e la trascrizione della riunione per tenere tutti aggiornati. Tagga i relatori, esporta le sezioni e trova le parole chiave. È tutto ricercabile e condivisibile. Ora che capisci perché gli appunti con intelligenza artificiale sono un gioco da ragazzi per le tue riunioni, ti mostrerò come configurarne uno tu stesso.

Aiuta il resto della tua organizzazione a trarre vantaggio da questo aumento di produttività. Fallo sapere ai tuoi colleghi e rendilo una pratica nella tua azienda. Come utilizzare ChatGPT per redigere risposte e-mail il 50% più velocemente 11 ore. Questo è il tempo che i professionisti americani e britannici dedicano alla scrittura di 112 email ogni settimana, secondo uno studio del 2023 condotto da Slack e OnePoll. In media, scrivere un’e-mail da zero richiede circa 5 minuti.

Ma ChatGPT può redigere queste email in pochi secondi, facendoti risparmiare ore di tempo ogni settimana.

Ed è molto più semplice di quanto la maggior parte della gente pensi: basta usare questo messaggio: Redigere un’e-mail concisa ma professionale dicendo che [INSERISCI COSA VUOI DIRE].

Mantienilo sotto le 200 parole. Immagina di essere un dirigente immobiliare che ha ricevuto un’e-mail da un potenziale cliente che chiedeva informazioni sulle opportunità di investimento nel settore immobiliare commerciale.

Me: “Scrivi una risposta concisa ma professionale a questa email che ho ricevuto, esprimendo la volontà di discutere di opportunità immobiliari commerciali. Mantienilo sotto le 125 parole.

ChatGPT: La risposta creata dall’intelligenza artificiale bilancia bene professionalità e concisione.

Semplicemente lo rivedo, lo modifico per adattarlo un po’ meglio alla mia voce o al mio contesto con questa persona e invio. L’intero processo richiede meno di 60 secondi. 5 volte più veloce della scrittura e-mail convenzionale.

Per redigere risposte email con ChatGPT, procedi come segue:

Apri ChatGPT Copia e incolla l’e-mail e la tua risposta nel file segnaposto in questo prompt:

[INSERISCI L’EMAIL CHE HAI RICEVUTO] Redigere un’e-mail concisa ma professionale dicendo che [INSERISCI COSA VUOI DIRE] .

Mantienilo sotto le 200 parole. Rivedi e modifica la bozza dell’e-mail e rispondi premendo “invia”

Come rispondere alle e-mail di una giornata durante una passeggiata di 30 minuti utilizzando l’intelligenza artificiale Il mio modo preferito di rispondere alle e-mail è utilizzare questo messaggio durante una passeggiata.

Ecco come farlo: Indossare abiti da passeggio, crema solare, occhiali da sole, cuffie.

Esci e apri ChatGPT e Gmail. Esamina le email a cui devi rispondere o avviare.

Nell’app ChatGPT, detta la prima e-mail che devi inviare e prosegui, ad esempio “Per favore, redige un’e-mail alla mia collega Heather per chiederle di organizzare insieme a me l’evento sull’auto a guida autonoma.

Diciamo che è mercoledì alle 2. Fornisci due motivi divertenti per cui dovrebbe unirsi a me, creane uno che la noterà sul suo documento di promozione.

E poi finiscilo con un divertente senso di colpa. Puoi balbettare, correggerti e cambiare l’ordine delle frasi. Va tutto bene. Puoi anche dire “poi una sezione in cui chiedere i prossimi passi del progetto” invece del dettato letterale “quando ne avrai la possibilità la prossima settimana, per favore invia i prossimi passi del progetto”.

Ricorda, stai sollecitando, non solo dettando. Dopo aver dettato l’e-mail, invia l’intero messaggio a ChatGPT e ricevi la bozza dell’e-mail.

Controlla l’e-mail, modificala secondo necessità e inviala. Ripeti per le email rimanenti.

Adoro rispondere alle email in questo modo perché così non sono incollato alla scrivania. Questo processo mi aiuta a mettere in pratica i miei passi quotidiani e, poiché camminare migliora la creatività, mi rende anche un comunicatore più efficace.

La cosa fantastica è che puoi divagare con disinvoltura, usare lo slang e ripetere la stessa parola 10 volte mentre prepari il pranzo… e l’intelligenza artificiale convertirà tutto in un linguaggio conciso e adatto al business. (A proposito, qui stiamo solo grattando la superficie.

Puoi svolgere QUALSIASI attività creativa mentre cammini: registra semplicemente una trascrizione con i tuoi pensieri e chiedi a ChatGPT di appianare i tuoi pensieri “sulla base di questa trascrizione”.)

Oggi hai scoperto come l’intelligenza artificiale può migliorare la produttività gestendo automaticamente gli appunti delle riunioni e redigendo rapidamente le comunicazioni.

Successivamente, esploreremo come l’intelligenza artificiale sta rivoluzionando la ricerca e l’analisi dei documenti. Dopo averlo letto, non dovrai più scorrere un rapporto di 100 pagine solo per trovare 1 pagina di informazioni utili. Prometto. Se questo non ti entusiasma, non so cosa lo farà. Ci vediamo domani,ChatGPT

Esistono diverse alternative a Fireflies.ai per l’automazione degli appunti durante le riunioni. Alcune di queste alternative includono:

1. Otter.ai: Un’applicazione che offre servizi di trascrizione vocale e generazione automatica di appunti durante le riunioni. Otter.ai è noto per la sua precisione e facilità d’uso.
2. Sonix.ai: Questo servizio fornisce trascrizioni automatiche di alta qualità utilizzando l’intelligenza artificiale. Supporta diversi formati audio e video e offre anche strumenti di editing per migliorare le trascrizioni.
3. Rev.ai: Rev.ai offre servizi di trascrizione automatica utilizzando algoritmi avanzati. È possibile integrare Rev.ai con piattaforme di videoconferenza per automatizzare il processo di trascrizione durante le riunioni.
4. Verbit.ai: Verbit fornisce soluzioni di trascrizione vocale e appunti automatizzati utilizzando tecnologie avanzate di riconoscimento vocale. Offre anche servizi di traduzione e sottotitolazione.
5. Temi.ai: Questa piattaforma si concentra sulla trasformazione automatica di riunioni e interviste in testo strutturato utilizzando l’intelligenza artificiale. Temi.ai mira a migliorare l’organizzazione e l’accessibilità delle informazioni.
6. Krisp.ai: Anche se non si tratta specificamente di un’app per gli appunti, Krisp.ai elimina il rumore di fondo durante le chiamate e le riunioni, migliorando la qualità dell’audio e facilitando la comprensione delle conversazioni registrate.

La frase “AI-enhanced human” (in italiano, “umano potenziato dall’IA”) si riferisce a un individuo il cui potenziale, capacità o esperienza umana sono migliorati attraverso l’utilizzo e l’integrazione di tecnologie legate all’intelligenza artificiale (IA).

In questo contesto, l’IA è utilizzata per ampliare le abilità umane, migliorare la produttività, ottimizzare le decisioni o fornire un supporto avanzato nelle attività quotidiane. Ciò può avvenire attraverso varie applicazioni e tecnologie, come assistenti virtuali, sistemi di apprendimento automatico personalizzato, dispositivi indossabili intelligenti, e altro ancora.

Un “umano potenziato dall’IA” può beneficiare di un accesso più rapido e accurato alle informazioni, automazione di compiti ripetitivi, assistenza nella risoluzione di problemi complessi e un miglioramento generale delle performance grazie alla collaborazione con strumenti e sistemi basati sull’IA.

Questa concezione riflette la tendenza a integrare l’intelligenza artificiale nella vita quotidiana per migliorare l’efficienza, l’efficacia e l’esperienza complessiva delle persone.

Emily Bender, una linguista computazionale, ha espresso preoccupazione per l’uso eccessivo e l’interpretazione errata dell’IA. In un articolo su Medium, Bender ha scritto:

“L’IA è un campo affascinante e potente, ma è importante non lasciarsi impressionare troppo facilmente. Non dobbiamo dimenticare che, nonostante tutte le sue capacità, l’IA è ancora fondamentalmente un pappagallo stocastico.”

Bender sottolinea che, mentre l’IA può produrre risultati impressionanti, è importante ricordare che non comprende veramente ciò che sta facendo. Può ripetere ciò che ha appreso, ma non ha la capacità di comprendere o interpretare il significato di ciò che dice.

Gli LLM sono come gli stagisti inesperti :

❌ Potrebbero avere allucinazioni e non ricordare le cose che dici loro

❌ Hanno molta conoscenza, ma un recupero della memoria imperfetto

❌ Non conoscono te, le tue stranezze e le tue preferenze

❌ Si basano sul contesto e sulle istruzioni

❌ Hanno ZERO esperienza nel mondo reale

❌ Dicono bugie (ancora allucinazioni…) se non hanno capito o non hanno informazioni, chiediglielo se lo fanno

✅ Ma con la tua direzione, possono fornire un lavoro straordinario

Oggetto del corso del Giorno 1 :

➡️ Come funzionano gli strumenti di intelligenza artificiale come i chatbot

➡️ 3 principi fondamentali per l’utilizzo degli LLM di cui tutti possono beneficiare

Alla fine di questo percorso, acquisirai una comprensione concettuale del funzionamento degli strumenti di intelligenza artificiale, come la delega ai LLM, e scoprirai tre potenti linee guida che ti aiuteranno a utilizzare ChatGPT con maggiore sicurezza.

Come Funzionano gli Strumenti di Intelligenza Artificiale come i Chatbot

Per sfruttare gli strumenti di intelligenza artificiale nel tuo lavoro, è essenziale comprendere il loro funzionamento di base.

Puoi pensare a essi in questo modo:

Gli strumenti di intelligenza artificiale hanno assimilato milioni di esempi di scrittura umana. Basandosi su questi esempi, cercano di creare un’astrazione di un modello del mondo e lo utilizzano per prevedere quali parole dovrebbero seguire in una frase.

Immagina di dover completare questa frase: Corre veloce marrone

Probabilmente prevedresti “volpe”, giusto? Questo perché è una frase comune a cui sei stato esposto. Allo stesso modo, l’intelligenza artificiale opera su una vasta scala.

Prendiamo ad esempio un modello di intelligenza artificiale per il riconoscimento facciale. Impara da milioni di immagini per identificare volti, concentrandosi su dati visivi come forme e colori. Al contrario, i modelli di previsione nelle previsioni meteorologiche analizzano dati come temperatura e umidità per prevedere il tempo, utilizzando modelli numerici anziché linguaggio.

Ora che hai una comprensione generale di come funziona l’intelligenza artificiale tradizionale, esploriamo come puoi farla lavorare a tuo vantaggio.

Tre Principi Fondamentali per l’Utilizzo degli LLM

Non è necessario complicare eccessivamente il processo. Se puoi delegare a uno stagista inesperto, puoi farlo anche con l’intelligenza artificiale. Ecco tre principi fondamentali per ottenere il massimo beneficio:

1. Fornire Contesto

Spiega lo scopo più ampio in modo che l’intelligenza artificiale rimanga allineata con l’obiettivo generale del compito.

Esempio:

“Scrivi una guida di 600 parole sul servizio clienti via e-mail per i proprietari di piccole imprese. Concentrati sull’etichetta e-mail e sulle migliori pratiche sui tempi di risposta.”

2. Suddividere le Istruzioni

Tratta le istruzioni come una lista di controllo per garantire chiarezza e comprensione nelle risposte dell’IA.

Esempio:

“Riassumi i punti chiave di questa presentazione di vendita di 30 minuti in meno di 300 parole, inclusi problema, vantaggi della soluzione e passaggi successivi.”

3. Fornire Esempi

Utilizza esempi specifici per dimostrare i risultati desiderati e definire aspettative chiare.

Esempio:

“Stendi una descrizione del lavoro per un analista senior, concentrandoti su ruoli, risultati finali e competenze richieste. Includi un pensiero critico sulle competenze necessarie nel 2024. Ecco una descrizione del lavoro precedente che abbiamo utilizzato per un ruolo simile: sfrutta la stessa struttura, tono e livello di lettura.”

Questi principi rendono più efficace l’utilizzo degli LLM, consentendoti di ottenere risultati più accurati e allineati con le tue aspettative.

L’idea che l’intelligenza artificiale possa avere allucinazioni, illusioni, fare confabulazioni o addirittura mentire è semplicemente un tentativo da parte delle aziende che l’hanno creata di presentarcela in una prospettiva umana. In un certo senso sfruttano l’effetto Pratfall, secondo il quale commettere piccoli errori ci rende più simpatici agli occhi degli altri perché si sentono più identificati con noi. Quindi, invece di liquidare l’intelligenza artificiale come uno strumento inaffidabile, la accettiamo semplicemente come un essere umano imperfetto.

Gli algoritmi dell’intelligenza artificiale non “allucinano la risposta”, come ha scritto IBM, né “fanno confabulazioni”, come ha affermato il responsabile dell’intelligenza artificiale di Meta. 

Piuttosto sono un tentativo di antropizzare la macchina.

Come Bender ci ricorda, l’IA è un campo affascinante e potente, ma dobbiamo resistere all’impulso di essere troppo impressionati.

Nella prossima lezione tratteremo un esempio pratico di utilizzo dell’intelligenza artificiale per la produttività: prendere automaticamente appunti durante le riunioni, organizzarle e rispondere alle e-mail di una giornata durante una passeggiata utilizzando l’intelligenza artificiale.